Blogg: Økonomifunksjonens robotrevolusjon

Fra regneark til robot
«Norske toppledere mener teknologi er noe som kan delegeres til IT-sjefen» sa førsteamanuensis ved BI, Espen Andersen, under NHHs dagligvarekonferanse Food 2017.

EGN sin opplevelse av økonomilederen i dag er at de i stor grad skjønner behovet for modernisering og at man ofte er involvert i prosessene som skal ta organisasjonen fra det manuelle til det automatiserte.

"Hvor skal jeg starte og hvordan kan jeg gjøre det?"

En klar retning som vi merker oss er at økonomer gjennom bruk av robotisering kan frigjøre tid fra rene rutineoppgaver og «historieskriving» og bruke mer av sin tid til analyse og prediksjon.

Spørsmålet som mange stiller seg selv er: Hvor skal jeg starte og hvordan kan jeg gjøre det?

Start med de enkle mekaniske arbeidsprosessene
Den største flaskehalsen for effektivitet ligger i de arbeidsprosessene som er repetitive, mekaniske og lite analytisk krevende. Eksempler på dette er fakturahåndtering, bilagsføring, rene rapporteringsrutiner og lønnskjøringer.

Disse arbeidsprosessene er forholdsvis enkle å kartlegge og forklare, og – det viktigste av alt – de stjeler mye tid.

Mange organisasjoner har allerede helautomatisert disse prosessene og frigjort mye ressurser til verdiskapende aktiviteter. Mange flere vil robotisere disse prosessene i tiden som kommer.

RPA – Robotic Process Automation
Robotic Process Automation (RPA) handler om at man lar en applikasjon «herme» etter en gitt arbeidsprosess. Denne applikasjonen kan overta helt typiske administrative og repeterbare handlinger.

Fordelen med et slikt system er at det fjerner menneskelige feil, det jobber kontinuerlig uten pauser, har aldri ferie og det kan startes opp når det passer organisasjonen – når som helst på døgnet.

Flere leverandører tilbyr slik programvare, noen kostbare og selvlærende, og noen kostnadsfrie og ikke-selvlærende. Behovet avhenger av bruksområdet og oppgavene som skal løses.

Toget har ikke gått, men det er i bevegelse
Implementering av RPA er selvfølgelig bare en del av et større bilde, men det kan utmerket godt være begynnelsen på det digitale skiftet i en organisasjon.

Den gode nyheten er at initialkostnaden ikke trenger å være særlig høy og har en stor oppside i form av tidsbesparelse og frigjøring av intellektuell kapital.

Hvis du lurer på hvor du skal begynne med en slik prosess, kan følgende skritt anbefales:

• Kartlegg hvilke arbeidsprosesser som kan automatiseres. Start med de enkle og høyfrekvente.
• Beskriv den utvalgte arbeidsprosessen i detalj (Flow Chart).
• Søk etter erfaringer rundt valg av programvare hos andre organisasjoner. Da sparer du mye tid og unngår fallgruver.
• Sett opp en Proof of Concept og policy for håndtering av endringer (hvis så).