Hva gjør du egentlig under en videokonferanse?

Antallet mennesker som leder og samarbeider globalt har økt eksplosivt de siste årene. Som følge av dette stiger også antallet virtuelle møter. For eksempel har IKEA tidligere fortalt hvordan de på fem år har 13-doblet antall virtuelle møter fra 14 000 til 190 000 virtuelle møter i året.

Skype, smarttelefoner og konferansetelefoner har blitt viktige verktøy for globalt samarbeid. Men for mange møteledere kan det være utfordringer med å fange alles oppmerksomhet og få opp aktivitetsnivået i slike møter.

Hva er det vi egentlig bruker tiden i virtuelle møter til?

En undersøkelse utarbeidet blant 530 personer i 2014 av verdens største leverandør av konferanseløsninger, Intercall, viser at de fleste ser på videomøter som en mulighet til å få gjort unna andre gjøremål.

To av tre svarte at de jobbet under møtet og fire av fem sa at de forsøkte å skjule at de jobbet med andre ting ved å skru av lyden på mikrofonen (mute).

De fem primære oppgitte årsakene til at mikrofonen skrus av er:

• For å minske bakgrunnsstøy (69%)

• For å snakke med andre (65%)

• For å gå på toalettet (50%)

• For å spise eller lage mat (35%)

• For å svare på en annen samtale (18%)

Kilde: Intercall.

Virtuelle møter endrer forutsetingene

I realiteten handler det kanskje i større grad om at møtelederen ikke har rett kompetanse til å lede et virtuelt møte. Virtuelle møter endrer forutsetningene og krever andre metoder for å sikre aktive møtedeltakere, slik at de ikke mister fokus.

Virtuelt samarbeid krever at alle er mentalt tilstede og engasjert for optimal effekt av denne typen samhandling. Møteleder bør sette en klar agenda, be noen av deltakerne bidra med konkrete innspill og jevnlig be om deltakernes syn og meninger underveis. Det beste er selvsagt å be alle ha videofunksjonen på for å minske muligheten til å utføre andre gjøremål.

Ikke rør mute-knappen

For å sikre aktiv deltakelse, involvering og engasjement i et virtuelt møtet, er det en rekke ting du kan gjøre:

1. Hold korte møter

Studier viser at vi mister fokus etter 10 minutter. Derfor bør du dele opp møtet og legge inn korte pauser som gir deltakerne muligheten til å gjenfinne oppmerksomheten. Generelt kan det være en fordel å dele opp møtet i flere kortere møter og dele antall møtedeltakere i mindre grupper.

2. Sett en agenda

Utarbeid en klar dagsorden for møtet, send ut material som alle må lese samt en oppgave som skal utføres av den enkelte. Dette kan for eksempel være en svært kort introduksjon rundt bordet, holde tiden eller løpende innspill på de punkter som diskuteres.

3. Ikke rør mute-knappen

Med mindre det er mye støy i bakgrunnen bør ikke mute-knappen (på mikrofonen) skrus på. Den aktive deltakelsen i virtuelle møter avhenger av deltakere som er "på", i tillegg til at det gir rom for spontanen reaksjoner, som latter, spørsmål og diskusjoner. Å skru av mikrofonene kan sammenlignes med å ta på seg hodetelefoner i et fysiskt møte - du stenger deg selv og andre ute.

4. Aktiver deltakerne underveis

Sett deg inn i hvordan du bruker digitale funksjoner som håndsopprekning, chat og avstemminger underveis. Jo flere sanser som stimuleres hos deltakerne, jo mer vil de holde fokus i møtet.

5. Sett på video

Å gjemme seg bak en epost, en sort skjerm eller en telefon kan gjøre distansen enda større. Øyekontakt er et av våre viktigste kommunikasjonsmidler. Derfor er et av de sterkeste virkemidlene til det effektive virtuelle møtet å sette på video, slik at alle deltakerne kan se hverandre – og samtidig se hverandres reaksjoner og kroppsspråk.